Onlar mı kabul etmiyor, biz mi ikna edemiyoruz? Hangisi doğru? İnsanları sizin gibi düşünmesi yönünde ikna edin.
Eğitimlerde sıkça rastladığım yakınma konularından biri ikna ile ilgili.
– Yönetim gerçekçi proje süresini kabul etmiyor.
– Bütçeyi onaylamıyorlar.
– Gerekli kaynağı vermiyorlar.
– …
Geçen hafta “Dost Canlısı Olun” adlı yazımda Dale Carnegie’nin “Dost Kazanma ve İnsanları Etkileme Sanatı” adlı kitabında yer alan prensiplerinin “Dost Canlısı Olun” adını taşıyan ilk grubunu proje yönetimi açısından irdelemişti.
Gelin şimdi de, ilk dokuz prensibi izleyen ve “İnsanları Sizin Gibi Düşünmesi Yönünde İkna Edin” adını taşıyan ikinci grubunu proje yönetimi açısından irdeleyelim.
10. Bir münakaşadan en iyi sonucu almanın tek yolu münakaşadan kaçınmaktır.
Bir müzakere değil bir münakaşa ise konu; burada olumsuz sonuçlanan bir dialog söz konusudur. Projede tarafların hiçbirinin bir kazanç elde edemeyeceği ve sonucunda iletişim kalitesinin de bozulacağı münakaşalara girmemek en iyi sonucu almanın tek yoludur.
Özellikle planlandığı gibi gitmeyen projelerde yaşanan gerginlik, zaman zaman müzakere yerine münakaşa doğurmaktadır ve bunun projeye hiç bir faydası yoktur.
11. Başkalarının görüşlerine saygı duyun ve asla “yanılıyorsun” demeyin.
Karşılıklı iletişimde her zaman olumlu tutum içinde olmamız ve bunu hissettirmemiz gerekir. Herhangi bir sözümüz ya da beden dilimiz ile karşımızdaki kişide tehdit algısı oluşturmamalıyız.
Karşımızdaki kişinin görüşü bizden farklı olabilir. O güne kadar yaşadıkları ile edindiği deneyimler ve baktığı açıdan ona göre doğrudur o görüş! Önce bunu anlamalı, saygı duymalı ve bunu hissettirmeliyiz. Bu davranış şekli projelerde olumlu ve açık iletişim ortamının oluşumuna ve sürdürülebilirliğine hizmet edecektir.
12. Eğer hatalıysanız bunu hemen ve içtenlikle kabul edin.
Hepimiz hata yapıyoruz. Hata yaptığımızda savunmaya geçmeden samimi bir biçimde hatamızı kabul etmemiz proje ekibinde güven ortamının oluşumunu sağlar. Hataya nasıl baktığımız önemli. Hatanın; ders alınacak, proje yönetiminden alınmış derslere kaynak oluşturarak kurum belleğini güçlendiren kıymetli bir olgu olduğunu bilmemiz ve ekibimize bu kültürü oluşturmamız gerekir. Bizim hatamızı içtenlikle kabul etmemiz ekibimizde de hataların gizlenmemesini sağlayacaktır. Kendi hatamızı içtenlikle kabul ettiğimiz gibi ekibimizde de hataları içtenlikle kabul etmeli ve alınacak ders fırsatını yakalamalıyız. Örneğin çevik yaklaşımla yönetilen bir projenin retrospektif toplantısında eğer projenin lideri olarak hesap soruyorsak Çevik Bildiri’deki prensipleri ve dolayısı ile çevik yaklaşımı anlamamışız demektir.
13. Daima dostça yaklaşın.
Projemizi yürütürken gerildiğimizde bir öfke patlaması yaşayıp öfkemizi paydaşlarımızdan ya da ekip üyelerinden çıkartarak rahatlayabiliriz. Bu bizi belki o an için bizi rahatlatabilir ve en kolay davranış şeklidir.
Fakat bu davranışımız karşısında onlar kendilerini nasıl hissederler? Bu tür dostça olmayan davranışlar nasıl bir ortam oluşturur?
Projenin hedeflenen değeri üretmesi için proje ekibinin verimliliği çok önemli. Ekibin veriminin arttırılmasında proje yöneticisinin her türkü durum karşısında içten ve dostça yaklaşımı ekipte güven ortamının oluşturulmasını sağlayacaktır. Ekipte güven ortamının oluşumu, ister öngörücü (geleneksel) ister çevik yaklaşımlar ile proje yönetiyor olalım projenin başarısına yadsınamaz katkı sağlayacaktır.
14. Konuşmanıza karşınızdaki kişiye “evet, evet” dedirtecek şekilde başlayın.
Sokrates’in diyaloglarından başarıyla çıkmasını sağlayan gizli sırrı buymuş. Diyaloglarında önce aynı görüşte olduğu konuları konuşur, olumlu ve rahatlatıcı ortamı oluşturur sonra farklı görüşlerdeki konulara geçermiş. Projelerimizde paydaşlarımızla çok çeşitli konularda sayısız müzakerelerde bulunuyoruz. Bir müzakere sırasında öncelikle tarafların aynı fikirde olduğu konuları konuşarak, kazan-kazan duygusunu oluşturup güven ortamını inşa etmek, müzakereden hedeflerimize ulaşarak çıkmamızı sağlayacaktır. Paydaşımızın “evet” demesini istediğimiz bir durumda eğer ağzından “hayır” sözü çıkarsa bunu “evet” sözüne dönüştürmemiz çok daha zordur. Müzakerelerimizde de, çatışmaları yönetirken de iletişimimizi istediğimiz “evet” yanıtını duyacak biçimde kurgulamalıyız ki projelerimiz için gerçekleştirdiğimiz müzakerelerde artan ikna yetkinliğimizle projelerimizin lehine sonuçlar alalım.
15. Bırakın karşınızdaki kişi daha çok konuşsun.
Karşımızdaki kişiye fikrimizi kabul ettirmek istiyorsak doğal eğilimimiz çok konuşmak ve dinlememek yönündedir. İşin ilginci, her iki taraf ta aynı isteği duymaktadır ve bu durum münakaşaya neden olabileceği gibi yanlış anlamalar oluşarak yanlış planlar yapılması riskini de taşır. Eğer sabır ile ve içtenlikle müzakere sırasında paydaşımızı etkin bir biçimde dinlersek, onu daha iyi anlarız. Kim bilir belki de gerçekten onun fikri, projenin üreteceği değer için daha iyidir. Karşımızdaki kişinin konuşmasına izin verir, sabır ve içtenlikle dinlersek kişi dinlendiğini ve anlaşıldığını hissedecektir. Bu duydu karşı tarafında bizim fikrimizi daha açıklıkla dinlemesi için zemin hazırlar. Bu şekilde taraflar birbirini daha iyi anlamış ve konu daha iyi değerlendirilmiş olur.
Bu projelerimizi yanlış ve veya eksik anlamalardan doğacak risklerden korumamıza katkı sağlayacaktır.
16. Fikirlerin karşınızdaki kişiden çıkmasını sağların.
İnsan olarak doğamız kendi fikirlerimizin arkasında durmamız ve sahiplenmemiz yönünde bizi güdüler. Eğer fikir başkasının ise ve ikna olmadan, benimsemeden kabul etmek durumunda kalmışsak o fikrin peşinde istekle koşmayız. Bu nedenle proje ekibine liderlik yaparken otokratik liderlik ile dikte ederek değil; hizmetkar liderlikle ekibi geliştirecek biçimde koçluk yaparak fikirlerin ekipten çıkmasını sağlamalıyız. Karşımızdaki kişide güçlü istek uyandırmayı sağlamak için güçlü bir araçtır, fikrin karşımızdaki kişiden çıkmasını sağlamak. Tuckman merdiveninde “Düzenleme” aşamasında lider olarak elimizi güçlendirir. Bu basamakta ekip kendi fikirlerini oluşturur, ekip olmayı öğrenir ve merdivenin “Verimlilik” basamağına çıkar.
17. Olayları karşınızdaki kişinin bakış açısından görmeye çalışın.
Olaylar hepimize, kendi baktığımız açıdan görünür. Bakış açımız ise genetik hamurumuz ve yaşamımızın bu hamuru şekillendirmesiyle oluşur. Çevremizden gelen iletiyi alır, yorumlar ve varsayımlarımızın da etkisiyle bir algı oluştururuz. Bu algı karşımızdaki kişinin algısı ile aynı mıdır? Aynı olduğunu varsaymayıp, ne anladığımızı söylemek, konunun onun için ne olduğunu gerçekten merak edip yargılamadan sormak, merakla etkin dinleyerek öğrenmek, konuyu karşımızdaki kişinin bakış açısıyla görmemizi sağlamakta önemli katkı sağlayacaktır. Bu davranışımız projelerimizde eksik ve, veya yanlış anlamanın ve sonucunda anlaşmazlığın önüne geçmemiz için yardımcı olacaktır. Bu da projenin ilerleyen safhalarına yanlış ve, veya eksik anlamalardan dolayı oluşacak değişiklik isteklerinden koruyacaktır.
Öngörücü yaklaşımlarda değişikliklere çok sıcak bakmıyoruz, çevik yaklaşımda ise müşteriden gelen değişiklik isteklerine açığız diyoruz. Fakat projemizin hangi yaklaşım ile yönetilmesi gerekirse gereksin her tür yaklaşımda yanlış ve, veya eksik anlamalardan dolayı oluşacak değişiklik gereksinimleri projeye zarar verecektir.
18. Karşınızdaki kişinin fikir ve arzularına anlayış gösterin.
Karşımızdaki kişi bizden farklı düşünüyorsa, farklı istekleri varsa buna saygı duymamız sürdürülebilir olumlu ortamın olmazsa olmazıdır. Zaten biz de o kişi olsak aynı şekilde düşünmez miydik? (Aynı genetik hamur ve yaşam ile bugüne gelmeyi kastediyorum, aynı kişi olmakla.)
Bu anlayış ile sergileyeceğimiz davranış şekli karşı tarafta tehdit algısı yaratmayarak güven ortamını oluşturacaktır. Amaç; yolda farklı fikir ve arzularda olsak da proje ekibimizle hedeflenen proje değerini üretecek hedeflere doğru ilerlemektir.
19. Daima kişilerin hassas oldukları konulara değinin.
İnsanların hassas oldukları bir çok konu vardır. Bunları paydaş bazında bilmek ve bu konulara değinmek karşılıklı olarak paydaşımızla duygusal bağ kurmamıza yardımcı olur. Bu durum kurum içinde de, proje ekibinde de ilişkilerin güçlenmesine katkı sağlayacaktır. Müzakerelerde de proje hedefine ulaşmamızı kolaylaştıracak ve müzakereden istediğimiz sonucu almamızı sağlayacak yollardan biridir. Eğer paydaşımızı iyi analiz edebilirsek, onun için hassas olan konuları algılar ve onlara değer vererek iletişimi ve ilişkiyi güçlendirebiliriz.
20. Fikirlerinizi canlandırın.
Karşımızdaki kişi yada kişilere fikrimizi onların duygularına hitap ederek ve fikrimizin yaratacağı duyguyu yaşatarak iletmek güçlü etki yaratır. Bu etkiye ulaşabilmek içinse fikirlerimizi aktarırken sözlerimiz tek başına yetersiz olur. Sözlerimizi iletirken görsel, işitsel ve dokunsal tüm kanalları kullanmamız gerekir. Bunu yapmak için belki drama yetkinliklerimizi geliştirmemiz de gerekecektir. Projelerde sık sık sunumlar yapıyoruz. İster topluluk önünde, ister birebir bir fikri aktarıyor olalım tüm kanalları birbiri ile çelişmeden uyum içinde kullanmamız karşı tarafta duygusal etkiyi oluşturmamızı kolaylaştıracaktır. Medya dünyası, sinema, televizyon bunu yapıyor. Peki, biz neden proje hedeflerimize ulaşmak için yapmayalım?
21. Zor olanı başarmak için meydan okuyun.
Hedefler zor olabilir. Gelin Devrim arabaları projesini düşünelim. Bugünün mühendislerinin kaçı böyle bir projeye aynı koşullarda başlar ve sıfırdan üretir Devrim arabalarını? Ama onlar bugün bir çoğumuzun imkansız diyeceği ve başlamayacağı bir projeye kendilerinde oluşturulan güçlü istekle meydan okuyarak başladılar ve bence efsanevi bir şekilde başardılar. Eğer zor bir proje hedefiyle karşı karşıyaysak, ekibimize bu zor hedefe ulaştıklarında hissedecekleri duyguları, hazzı ve gururu yaşatarak, onlarda hedefe ulaşmak için çok güçlü bir istek uyandırabiliriz. Bu olumlu ve istek uyandıran meydan okuma, zor hedefleri gerçekleştirmek için etkili olacaktır.
Dale Carnegie öğretisinin bizlere aktardığı bu prensipleri, içselleştirmiş bir biçimde doğallıkla uygulayabilmemiz, güven ortamını oluşturup olumlu tutum içinde ilişkilerimizi güçlendirirken ikna süreçlerimizi de kolaylaştıracaktır.
Kabul etmiyorlar diyerek topu karşı tarafa atmak en kolayı.
Gelin arkamıza yaslanıp gözlerimizi kapatalım ve projelerimizde paydaşlarımızı iyi anlayıp dinlediğimizi ve bu sayede bizim de farklı bakış açılarıyla zenginleştiğimizi, müzakerelerden gelişen ikna yetkinliğimizle kazan-kazan sonuçlar aldığımızı hayal edip zihnimizde canlandıralım.
Neler görüyoruz zihnimizde? Yönettiğimiz projeler kurumlarımız için hedeflenen değeri daha rahat üretiyor mu? Biz nasıl bir proje yöneticisi olduğumuzu hissediyoruz?
Haydi o zaman! Hemen uygulamaya… 🙂
