PMP® sınavında PMP® adaylarını en çok zorlayan bölümlerden biri Proje Tedarik Yönetimi bilgi alanıdır. Bu alan yaşam deneyimlerimizle önemli farklar içerebilmektedir. Bu nedenle PMP® sınavında ayrıntılı olarak sorgulanmakta ve proje yöneticisinin PMI® bakış açısını kazanıp kazanmadığı denetlenmektedir. Sorgulanan önemli konulardan biri satıcılar ile alıcılar arasında yapılan sözleşmelerdir.
Sözleşmelerin ana amacı alıcının ve satıcının çıkarlarını karşılıklı olarak korumak ve en iyi şekilde karşılamaktır.
Sözleşmeleri üç ana grupta toplayabiliriz.
- Sabit fiyatlı sözleşmeler
- Maliyet geri ödemeli sözleşmeler
- Süre ve malzeme sözleşmeleri
Her grubu ayrıntılı fakat yalın olarak inceleyelim.
Sabit fiyatlı sözleşmeler
Sabit fiyatlı sözleşmeler satın alınacak olan ürün ya da hizmet kapsamının alıcı tarafından çok net olarak tanımlanabildiği, belirsizliğin hiç ya da çok az olduğu durumlarda, alıcı açısından en çok tercih edilecek sözleşme türüdür. Satıcı açısından bakıldığında satacağı ürün ya da hizmeti net ve doğru anlaması gerektiğinden, en dikkat edilmesi gereken sözleşme tipidir.
Alıcı, alacağı ürün ya da hizmeti tanımlayacağı “Tedarikçi Çalışma Bildirimi” dokümanını ayrıntılı ve net olarak hazırlamaya yetkin olmalıdır.
Alıcı maliyetini bu tip sözleşme ile sabitlediğinden maliyetin değişme riski yoktur. Maliyetin değişme riskinin olmamasına karşın alıcının tedarikçi çalışma bildirimini net ve ayrıntılı bir şekilde hazırlayamaması durumunda satıcının yüksek fiyat vermesi riskini taşır. Çünkü satıcı ayrıntılı ve net olmayan tedarikçi çalışma bildirimi nedeniyle kendini belirsizliğin yaratacağı olası riskler karşısında korumak amacıyla kârına yüksek risk rezervi ekleyecektir ki bu da alıcı için maliyetin artması anlamına gelir.Kesin sabit fiyatlı sözleşmeler
Sözleşmede kesinleşmiş sabit bir bedelin olduğu sözleşmelerdir. Alıcı açısından maliyet kesinlikle sabitlenmiştir, değişmez.
Teşvik ücretli sabit fiyatlı sözleşmeler
Teşvik ücretli sabit fiyatlı sözleşmeler, kesin sabit fiyatlı sözleşmenin özelliklerine ek olarak satıcıyı daha yüksek performans göstermeye teşvik etmek amacıyla, satıcının göstereceği bu performans karşılığında satıcıya ödenecek bir teşvik bedeli barındırır. Örneğin alıcı, kesin sabit fiyata ek olarak satıcının ürünü erken teslim ettiği her ay için yine sözleşmede belirtilmiş olan sabit bir teşvik bedeli öder. Ödenecek teşvik miktarı sözleşmede bir tavan ile sınırlandırılabilir.
Ödül ücretli sabit fiyatlı sözleşmeler
Bu türden PMBOK®‘da söz edilmez. Ödül ücretli sabit fiyatlı sözleşmeler, teşvik ücretli sabit fiyatlı sözleşmelerin bir türüdür. Alıcı tarafından satıcıya, satıcının alıcının beğendiği bir performans sergilemesi durumunda sabit fiyata ek olarak bir ödül tutarı ödenir. Bu tutara bir üst sınır tanımlanabilir. Bu ödül miktarı, performans ölçütünün nesnel tanımlanamadığı durumlarda alıcı tarafından öznel olarak belirlenebilir, yani alıcının takdirine kalabilir.
Fiyat ayarlamalı sabit fiyatlı sözleşmeler
Uzun süreli projelerde sözleşmede belirtilen özel koşulların değişmesi durumunda, sözleşme bedelinde önceden tanımlanmış biçimde düzenleme yapılmasına izin verir. Örneğin uzun süreli bir malzeme ya da hizmet sözleşmesinde döviz kurlarındaki artışın sözleşme tarihinden sonra %10’u aşması durumunda sözleşmedeki sabit fiyat yeniden belirlenir. Kira sözleşmeleri de bu tip sözleşmelere örnek verilebilir.
Satın alma siparişi
Satın alma siparişleri bir çeşit tek taraflı imzalanan sözleşmelerdir. Satıcı koşullarını belirlemiş ve alıcı imzalayarak kabul etmiştir. Satıcının sevkiyatı gerçekleştirmesi ya da hizmeti vermesiyle çift taraflı onaylanmış sözleşme haline gelir.
Maliyet geri ödemeli sözleşmeler
Satın alınacak olan ürün ya da hizmetin kapsamının alıcı tarafından net tanımlanamadığı ve belirsizliğin yüksek olduğu satın almalarda maliyet geri ödemeli sözleşmeler tercih edilir. Alıcı, sonuç maliyeti bilemediğinden maliyet geri ödemeli sözleşmeler alıcı açısından en yüksek maliyet riskini taşıyan sözleşmelerdir.
Satıcı alıcıya bir toplam maliyet tahmini verir. Bu bir taahhüt değildir. Alıcı bu tahmini, projesinde maliyet planlaması amacıyla kullanacaktır.
Maliyet geri ödemeli sözleşme türünde alıcının güvenle çalışabilmesi için satıcının, maliyetlerin alıcı tarafından şeffaf olarak açıklıkla izlenebileceği bir sistem sunması gerekir. Alıcı, satıcının maliyetlerini izleyebilecek yetkinlikte olmalı ve titizlikle denetlemelidir. Aksi, alıcı için maliyetlerin kontrolsüz yükselmesi riskini doğurur.Maliyet sözleşmeleri
Satıcıya yalnız maliyetin ödendiği sözleşmelerdir. Kâr amacı gütmeyen kurumlardan alınan hizmetler maliyet sözleşmelerine örnek verilebilir.
Maliyet artı sabit fiyatlı sözleşmeler
Alıcı, sözleşmede belirtilmiş olan sabit bir ücrete ek olarak satıcının maliyetlerini öder.
Maliyet artı maliyetin yüzdesi sözleşmeleri
Alıcı, satıcının maliyetlerine ek olarak bu maliyetlerin sözleşmede belirtilen oranla hesaplanan tutarı öder. Örneğin sözleşmedeki oran %10 ise ve satıcının maliyetleri 1.000₺ ise alıcı 1.100₺ ödeme yapacaktır.
Maliyet artı teşvik ücretli sözleşmeler
Maliyet artı teşvik ücretli sözleşmelerde alıcı satıcıya toplam maliyetini ve hizmetleri karşılığında anlaşılan bir ücreti öder. Sözleşmede bunlara ek olarak satıcının performansını arttırmak amacıyla bir teşvik ücreti yer alır. Satıcı sözleşmede belirtilen performans ölçütünü gerçekleştirdiği takdirde alıcı teşvik ücreti de öder. Ödenecek teşvik miktarı sözleşmede bir tavan ile sınırlandırılabilir. Örneğin maliyetler artı 10.000₺ ücret ile anlaşılmıştır. Satıcının ürünü erken teslim etmesi için erken teslim edeceği ay başına 1.000₺ teşvik ücreti belirlenmiştir.
Maliyet artı ödül ücretli sözleşmeler
Maliyet artı ödül ücretli sözleşmeler, maliyet artı teşvik ücretli sözleşmelerin bir türüdür. Alıcı tarafından satıcıya, satıcının alıcının beğendiği bir performans sergilemesi durumunda maliyete ek olarak bir ödül tutarı ödenir. Bu tutara bir üst sınır tanımlanabilir. Bu ödül miktarı, performans ölçütünün nesnel tanımlanamadığı durumlarda alıcı tarafından öznel olarak belirlenebilir, yani alıcının takdirine kalabilir.
Süre ve Malzeme sözleşmeleri
Alıcı, satıcıya süre ve kullanılan birim malzeme bazında ödeme yapar. Örneğin günlük ücreti 1.000₺ olan bir danışmana, alıcı hizmet aldığı süre boyunca her gün için 1.000₺ ödeme yapar.
