Proje Yönetim Ofisi Kurulumu

Proje Yönetim Ofisi kurulumu ve ardından olgunlaşması organizasyonlar için çok kıymetli ve önemli bir yolculuk. Gelin öncelikle yaratacağı faydaları özetle hatırlayalım:

• Projelerde yaşananlarla edinilen deneyimle edinilen bilgiyi organize bir şekilde arşivleyerek kurumsal hafızayı geliştirir ve yeni yapılacak projelerin bunlardan yararlanmasını sağlayarak başarılı olmalarına destek olur.
• Evrensel proje yönetimi bilgi birikimini organizasyona uyarlayarak organizasyonun ihtiyaçlarını karşılayacak olan organizasyona özel proje yönetimi metodolojisini oluşturur.
• Organizasyonun misyon ve değerlere bağlı kalarak oluşturduğu vizyona ulaşmasını sağlayacak olan stratejik hedeflere hizalanmayı destekleyerek şirket verimliliğini artırır.
• Organizasyonun proje yönetimi alanında gelişmesi gereken bilgi ve yetkinliklerini eğitim ve iş odaklı koçluklarla destekler.
• Portföydeki projeler arasında gerekli bilgi akışı ve koordinasyonu destekleyerek proje ve portföy verimliliğini artırır.
• Projelerin kaynak kullanım verimliliğini artırır.
• Projelerin ölçümlenme ve izlenebilirliğini artırır.
• …

PYO kurulumunu organizasyonda yalnızca yeni bir bölüm kurmak olarak görmek yeterli olmayacaktır. Bir bölüm kurulumuyla birlikte organizasyonun kültürel dönüşümünü de gerektirdiğini kabul etmek gerekir. Bu nedenle PYO’nun başarılı olarak oluşturulması ve sonrasında sağlıklı olarak yaşaması için organizasyonun bazı çalışmaları bitirmiş olması ya da PYO kurulum sürecine paralel olarak yürütüp tamamlaması gereklidir. Özetle ele alacak olursak bu çalışmalar:

• Organizasyonun varoluş ve iş yapış amaçlarını tanımlayan misyonunun oluşturulması,
• Organizasyonun gelecekte olmayı arzu ettiği durumu net, gerçekleştirilebilir, zorlayıcı ve ölçülebilir olarak ifade eden; ilham vererek parçası olma ve katkı sağlama isteği uyandıran vizyonun oluşturulması,
• Organizasyonun faaliyetlerinde ve karar alma süreçlerinde yol gösteren temel inanç ve ilkeleri ifade eden organizasyon değerlerinin oluşturulması,
• Misyon, vizyon ve değerlerin tüm organizasyona benimsetilmesi; çalışanların bunlara inanarak içselleştirilmelerinin ve adanmışlıklarının sağlanması.
• Misyon ve değerlere uygun olarak; vizyona ulaşılmasını sağlayacak olan stratejilerin belirlenmesi,
• Belirlenen stratejiler için stratejik hedeflerin oluşturulması.

Bu çalışmalar yapıldığında artık önerilen proje adayları arasından; belirlenen stratejik hedefleri gerçekleştirecek projelerin seçilerek portföyün oluşturulması sağlıklı olarak gerçekleştirilebilmesi için ortam hazır hale gelecektir. Bu ortamda stratejik hedefleri gerçekleştirecek projelerin seçilerek proje portföyünün oluşturulması ve projelerin gerçekleştirilmesi daha verimli ve başarılı olarak gerçekleştirilebilir.

PYO’nun; portföyün ve projelerin başarı ile yönetilerek elde edilmek istenilen değerlerin teslim edilmesi ve bu yolla vizyona verimlilikle ulaşılması için bir yandan evrensel proje yönetimi bilgi birikimini organizasyona uyarlayarak organizasyonun proje yönetimi metodolojisini oluştururken diğer yandan organizasyonda portföy ve proje yönetimiyle ilgili kültürel dönüşümün yapılmasına liderlik yapması beklenecektir. Bu nedenle PYO yönetim kadrosunun güçlü yetkinliklere ihtiyacı vardır. PYO içinde yer alacak rollerin ve bu rollerin sahip olması gereken bilgi ve yetkinlik setleri tanımlanarak ve aday kişiler bu görevlere hazırlanmalıdır.

“Hiç yapılmaması gereken bir işi etkili bir biçimde yapmak kadar gereksiz bir iş yoktur.’’ Peter F. Drucker

PYO; portföy yönetimiyle doğru işlerin seçilmesini ve proje yönetimiyle bu işlerin doğru bir şekilde yapılmasını destekleyerek organizasyonun belirlenmiş olan vizyonuna en az kaynak kullanımı ile en kısa sürede ulaşmasını sağlayacaktır.