Rol ve kişi kavramını zaman zaman karıştırıyoruz. İş hayatında bir rolü, kişi ya da unvan ile özdeşleştirmek gibi bir yanılgıya düşülebiliyor ve bu da bazen yanlış kararlar almaya itiyor. Yaşamımızda kişi olarak bir çok rolü üstlenmiyor muyuz; işte ve özel yaşamımızda üstlendiğimiz bir çok rol var ve her rol için farklı davranışlar sergiliyoruz. Gelin proje yönetiminde karşılaştığımız başlıca roller ve bu rollerin sorumlulukları üzerinden inceleyelim.
Büyük, küçük, karmaşık, basit, öngörülebilen, değişkenliğin ve belirsizliğin yüksek olduğu çeşitli projelerde karşımıza çıkan roller oldukça çeşitli. Proje küçüldükçe bir kişi birden fazla rolü üstlenir hale gelebiliyor. Proje büyükse her rol farklı kişilere verilebiliyor.
Bazı roller var ki her projenin olmaz ise olmazı: müşteri, proje sponsoru, ve proje yöneticisidir. Diğer roller projenin yönetim ihtiyaçlarına göre belirlenir.
Her projede olan roller
Proje Yöneticisi
Projenin başarıyla tamamlanmasından birinci derecede sorumlu kişidir. Belirli bir projeyi, başlangıcından bitişine kadar planlayan, yöneten ve kontrol eden kişidir.
Sorumlulukları
- Projeyi, projenin hedeflediği değerin başarıyla teslim edilmesini sağlayacak şekilde yönetmek.
- Proje yaşam döngüsü boyunca karşılaşılacak engelleri ve çıkacak sorunları önceden görerek uygun şekilde yönetmek.
- Proje kaynaklarının en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak.
Ne yapar?
- Projenin ihtiyacına uygun olan yönetim yaklaşımını belirler
- Proje planlarının hazırlanmasını sağlar
- Ektili iletişim ve koordinasyon ile projenin ihtiyaç duyduğu bilgi akışını sağlar
- Proje ilerleyişini izler ve raporlar
- Projedeki tüm unsurların bütünleşik uyumunu sağlar
Hangi proje yönetimi yaklaşımı kullanılıyor olursa olsun olmazsa olmaz rollerden biridir.
Proje Sponsoru
Projenin başarılması için gerekli finansal ve organizasyonel kaynağı sağlamaya yeterli gücü olan üst yönetim düzeyindeki kişidir.
Sorumlulukları
- Projenin iş hedefleriyle uyumunu sağlamak
- Proje için gerekli kaynakları tahsis etmek
- Proje yöneticisine rehberlik ve organizasyonel destek sağlamak
- Gerekirse projeyi durdurmak ya da iptal etmek
Ne yapar?
- Projeye üst düzey destek sağlar
- Projenin ihtiyacı olan organizasyonel kaynaklarının projeye tahsis edilmesini sağlar
- Başlatma belgesi yayınlanıp projenin resmi başlangıcı yapılana kadar projeyi yönetir ve koordine eder
- Başlatma belgesini yayımlayarak projenin resmi başlangıcını yapar
- Kritik kararlar alır, gerektiğinde projeyi iptal eder
- Üst yönetim ile proje ekibi arasında köprü görevi görür
- Projenin iş hedeflerinin gerçekleşmesini sağlar
Hangi proje yönetimi yaklaşımı kullanılıyor olursa olsun olmazsa olmaz rollerden biridir.
Müşteri
Projeyi öneren, talep eden taraftır.
Sorumlulukları
- Proje gereksinimlerini tanımlamak
- Projeyi etkin olarak izlemek ve zamanında geri bildirim vermek
- Teslim edilen değerleri onaylamak
- gerektiğinde projeyi iptal etmek
Ne yapar?
- Gereksinimlerin netleştirilmesine yardımcı olur.
- Proje sonuçlarını izler, denetler ve kabul eder.
- Proje ekibine gereken desteği ihtiyaca uygun şekilde verir.
Hangi proje yönetimi yaklaşımı kullanılıyor olursa olsun doğal olarak var olan rollerden biridir.
Değişkenlik ve Belirsizliğin Yüksek Olduğu Projeler
Değişkenliğin ve belirsizliğin yüksek olduğu projeler genellikle ar-ge gerektiren ürün geliştirme projeleridir. Yazılım sektörünün öncülüğünde doğan çevik proje yönetimi yaklaşımları bu tarz projelerin yönetiminde çokça kullanılır. Genellikle küçük projelerdir ve kısa zaman çerçeveli planlamalarla ilerler. Yukarıda sözü edilen rollere ek olarak çevik proje yönetim yaklaşımına özel bazı roller mevcuttur. Küçük projelerde bu rollerin hepsi, proje yöneticisi rolü ile birlikte aynı kişi tarafından yürütülebilir. iş yükü her role bir kişi gerektirmeyebilir.
Ürün Sahibi (Product Owner)
Scrum çerçevesine özeldir ve bu çerçevenin kullanıldığı, çevik yaklaşımla yönetilen projelerde bulunur. Ürün vizyonunu tanımlayan, ürün iş listesini yöneten, müşteri ile yakın iletişimde olan roldür.
Sorumlulukları
- Ürün iş listesini (Product Backlog) oluşturmak ve değere göre önceliklendirmek
- Paydaşlardan gelen gereksinimleri yönetmek
- Ürünün iş hedeflerine uygunluğunu sağlamak
Ne yapar?
- Müşteri ile birlikte ürün vizyonunu belirler
- Ürün gereksinimlerini değere göre önceliklendirir ve gelen değişikliler boyunca listeyi güncek tutar
- Geliştirme ekibine net gereksinimler sağlar
- Paydaşlarla iletişimi yönetir
Scrum Ustası
Ürün sahibi rolü gibi Scrum çerçevesine özeldir ve bu çerçevenin kullanıldığı, çevik yaklaşımla yönetilen projelerde bulunur. Scrum çerçevesinin doğru bir şekilde uygulanmasını sağlayan ve ekibin önündeki engelleri kaldıran kişidir. Ağırlıklı olarak hizmetkar liderlik sergiler ve kolaylaştırıcıdır.
Sorumlulukları:
- Scrum kurallarını öğretmek ve uygulamak.
- Ekibin verimliliğini artırmak.
- Sprint planlama, günlük Scrum, gözden geçirme ve retrospektif toplantılarını kolaylaştırmak.
Ne yapar?
- Scrum çerçevesinin uygulanmasını sağlar
- Ekibin değere odaklanmasını sağlar
- Ekibin verimli çalışması için gereken ortamı oluşturur
- Ekibin önündeki engelleri kaldırır
- Ekibin kendi kendini yönetmesini destekler
- Sürekli iyileştirme kültürünü destekler
Akış Sorumlusu (Flow Manager)
Projelerdeki süreç akışlarının sürekli ve kesintisiz olarak; israf üretmeden mükemmel bir şekilde ilerlemesini sağlayan roldür. Kanban’ın kullanıldığı projelerde yer alır.
Sorumlulukları:
- İş akışlarının hızını ve verimliliğini izlemek.
- Çalışma sırasında ortaya çıkan darboğazları ve israfları belirleyerek çözüm geliştirilmesini sağlamak.
- Takımlar arasında koordinasyonu sağlamak ve genel akış performansını optimize etmek.
Ne yapar?
- Sürekli akışı desteklemek için Kanban veya benzeri araçlar kullanır.
- Akış metriklerini (örn. çevrim süresi, teslim süresi) izler ve iyileştirir.
- Çalışma sırasında önceliklerin doğru bir şekilde takip edilmesini sağlar.
Akış Sorumlusu
- İş akışını optimize eder
- Darboğazları saptar ve çözer
- Kanban sistemini yönetir
İhtiyaç durumu:
Organizasyonu Proje Yönetimindeki Olgunluk Seviyesine Göre Oluşan Roller
Portföy Yöneticisi
Organizasyonun stratejik hedeflerine ulaşmasını sağlayacak olan projeleri, programları ve operasyonları portföy seviyesinde yöneten roldür. Misyon, değerler, vizyon gibi kavramları doğru anlamış ve oluşturmuş stratejik hedeflere uyumlu çok sayıda projenin yürütüldüğü büyük organizasyonlarda verim sağlar.
Sorumlulukları
- Organizasyon misyonuna ve vizyonuna uyumlu, stratejik hedeflerine ulaşmasını sağlayacak olan projeleri seçmek
- Portföyün iç koordinasyonunu sağlamak ve iç ögeler arasındaki bağımlılıkları yönetmek
- Kaynakları portföy gereksinimlerine göre önceliklendirmek ve tahsis etmek
- Portföyün genel performansını izlemek ve raporlamak
Ne yapar?
- Projelerin, programların ve operasyonların iş hedeflerine katkısını değerlendirir
- Kaynaklar arasında denge kurarak projeler arası dağılımı optimize eder
- Portföy düzeyindeki riskleri yönetir
Program Yöneticisi
Birlikte yönetilmesiyle ilave fayda yaratacak olan ve birbiriyle ilişkili projelerden oluşan proje grubunu, bir program olarak yöneterek ortak hedeflere ulaşılmasını sağlayan roldür.
Sorumlulukları:
- Program kapsamındaki projelerin uyumlu bir şekilde yönetilerek ortak hedeflere ulaşılmasını sağlamak
- Programın iç koordinasyonunu sağlamak ve iç ögeler arasındaki bağımlılıkları yönetmek
- Projelerin bütünleşik faydasını optimize etmek
Ne yapar?
- Projeler arasındaki koordinasyonu yönetir
- Program seviyesinde riskleri yönetir
- Program stratejisinin uygulanmasını sağlar
- Program raporlarını üst yönetime sunar
- Program faydalarının gerçekleşmesini sağlar
Çevik Koç
Organizasyonun çevikleşmesine koçluk yapan, çevik yaklaşımların benimsenmesini ve etkin bir şekilde uygulanmasını destekleyen roldür. Direkt olarak proje yönetimi ile ilgili değildir. Odağı organizasyonun çevikliğe dönüşümüdür.
Sorumlulukları
- Çevik yaklaşımı ve uygulamalarının öğrenilmesini sağlamak
- Takım dinamiklerini ve çeviklik olgunluğunu geliştirmek
- Organizasyondaki çevik dönüşümü desteklemek
Ne yapar?
- Çevik süreçlerin etkinliğini değerlendirir
- Ekiplerle koçluk ve akıl hocalığı (mentorluk) yapar
- Organizasyon genelinde çevik kültürü teşvik eder
Proje Yönetim Ofisi Yöneticisi
Proje yönetiminde olgunlaşmış büyük organizasyonlarda, şirket stratejilerine uyumlu çoklu projelerin yönetilmesi gerektiğinde ihtiyaç duyulan Proje Yönetim Ofisi’nin (PYO) işleyişini yöneten ve organizasyonun proje, program ve portföy yönetimi süreçlerini destekleyen roldür. Portföy yöneticisi rolünü de üstlenmesi gerekebilir.
Sorumlulukları:
- Organizasyonun proje yönetimi standartlarını oluşturmak ve uygulamak
- Projelerin verimli yönetimi için organizasyona özel araç, şablon ve metodolojiler geliştirmek
- Projelerin başarı oranını artırmak için eğitimler düzenlemek ve rehberlik sağlamak
- Projelerin performansını izlemek ve raporlamak
Ne yapar?
- Proje yöneticilerine akıl hocalığı (mentorluk) yapar ve süreç iyileştirmeleri önerir
- Kaynakların etkin kullanımını sağlamak için projeler arasında koordinasyon sağlar
- Organizasyonel hedeflere katkıyı maksimize etmek için projelerin stratejiyle uyumunu denetler
- Proje yönetim süreçlerini standardize eder
- Proje performans ölçütlerini izler
- Üst yönetime raporlama yapar
Değer Teslim Ofisi Yöneticisi
Organizasyonun projelerden ve programlardan elde ettiği değeri optimize etmeye odaklanan roldür.
Sorumlulukları:
- Projelerin değer odaklı olarak seçimini sağlamak
- Projelerin ve programların iş hedefleriyle uyumunu sağlamak
- Değer ölçüm metriklerini belirlemek ve izlemek
- Organizasyonun kaynaklarını en iyi şekilde kullanarak stratejik hedefleri gerçekleştiren sonuçlar elde etmek
Ne yapar?
- Değer odaklı proje seçimi ve önceliklendirme yapar
- Projelerin organizasyona sağladığı değeri ölçer ve takip eder
- Değer oluşumunun gerçekleşmesini izler
- Projelerin sağladığı değer açısından başarıya ulaşmasını değerlendirir
- Değer teslimi engellerini öngörerek değer oluşumunu engellemesinin önüne geçer
- İlgili paydaşlarla iş birliği yaparak organizasyonun iş hedeflerine yönelik katkıyı raporlar
Diğer Roller
Kaynak Yöneticisi
Proje ve operasyonlar için gerekli insan kaynaklarının sağlanmasından ve yönetilmesinden sorumlu kişidir. Proje yöneticileri kaynak yöneticilerine ait olan kaynakları ödünç olarak alırlar.
Sorumlulukları
- Doğru kaynakların doğru projelerde çalışmasını sağlamak
- Kaynakların yetkinliklerini geliştirmek
- Proje ekipleri arasında kaynak tahsisini dengelemek
Ne yapar?
- Kaynak ve iş ihtiyaçlarını analiz eder
- Projenin ihtiyaç duyduğu kaynakları sağlar
- Performans değerlendirmeleri yapar
- Ekip üyelerinin iş yükünü optimize eder
Son Kullanıcı
Projede geliştirilen ürün veya hizmeti fiilen kullanacak olan kişi veya gruptur.
Sorumlulukları
- Proje gereksinimlerini tanımlanmasına yardım etmek
- Ürün veya hizmet hakkında geri bildirim sağlamak
- Kullanıcı deneyimini değerlendirmek
Ne yapar?
- Ürünü test eder ve geri bildirim verir
- Kullanım sırasında karşılaştığı sorunları bildirir
- Geliştirme önerilerini sunar
Hangi proje yönetimi yaklaşımı kullanılıyor olursa olsun doğal olarak var olan rollerden biridir.
Ürün Yöneticisi (Product Manager)
Ürün odaklı organizasyonlarda görülen, ürün yaşam döngüsü boyunca ürünle ilgili her şeyden sorumlu olan roldür.
Sorumlulukları:
- Pazar ihtiyaçlarını ve müşteri beklentilerini analiz ederek ürün stratejisini tanımlamak.
- Ürün yol haritasını oluşturmak ve güncel tutmak.
- Paydaşlar arasında koordinasyonu sağlamak ve ürünün hedeflerini netleştirmek.
Ne yapar?
- Ürün stratejisini belirler
- Pazar araştırması yapar ve pazardaki fırsatları değerlendirir.
- Ürünün özelliklerini ve gereksinimlerini geliştirir.
- Satış, pazarlama ve gerekliyse mühendislik ekipleriyle iş birliği yaparak ürünün piyasaya sürülmesini yönetir.
Roller projedeki iş yüküne göre birden fazla kişi tarafından üstlenilebildiği gibi küçük projelerde bir kişi birden fazla rolü de üstlenebilir. Zaman zaman duyulan, örneğin: “Ürün Müdür var zaten proje yöneticisine gerek yok.” söylemi bir yanılgıdan ibarettir. Unvanı ürün müdür olan bir kişi, fonksiyonel işinin yanında proje yöneticiliği rolünü de üstlenebilir. Ayrı bir kişi gerekmemesi proje yöneticiliği rolünün gerekmediği anlamına gelmez.
Rolleri; ezbere değil, projelerimizin ihtiyaçlarına göre yönetim yaklaşımlarını ve rolleri belirlemeliyiz.
Yorum bırakın